Knowledge

Hubungan RACI Matrix dengan Sistem Manajemen Risiko

Implementasi Manajemen Risiko erat kaitannya dengan proses komunikasi dan konsultasi. Dimana, proses tersebut merupakan salah satu faktor yang mendukung kelancaran proses manajemen risiko dari tahap ke tahap. Serta tidak dapat dipungkiri proses komunikasi dan konsultasi dengan beberapa Stakeholder dapat mempengaruhi beberapa keputusan yang ditetapkan, baik dalam penerapan kerangka kerja atau proses manajemen risiko, sehingga apabila proses komunikasi dan konsultasi tidak dapat berjalan lancar maka dapat memunculkan risiko baru.

Membahas terkait kesalahan komunikasi dalam implementasi manajemen risiko, kita dapat mengacu kepada salah satu kasus besar yang terjadi pada tahun 2001 yaitu Kasus Kebangkrutan Enron, dimana perusahaan tersebut tidak dapat memberikan informasi yang sesuai dengan realitanya, sehingga tim manajemen risiko Enron tidak dapat mengidentifikasi risiko apa yang akan dihadapi. Penyampaian data yang akurat dan aktual dari suatu perusahaan sangat berguna untuk mengidentifikasi risiko apa yang akan dihadapi, tanpa adanya informasi tersebut sebuah perusahaan hanya dapat memprediksi risiko dari hystorical data yang belum tentu akurat hasilnya.

Berkaitan dengan penjabaran diatas, pada artikel kali ini akan membahas salah satu metode yang dapat digunakan untuk menyusun dan mengidentifikasi dengan jelas bagaimana alur yang baik dalam menjalankan proses komunikasi dan konsultasi yang baik dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Risiko yaitu RACI Matriks. Metode ini membantu perusahaan untuk mengidentifikasi pihak – pihak yang terkait dengan proses komunikasi dan konsultasi Sistem Manajemen Risiko yang pada umumnya terbagi menjadi 4, yaitu Responsibility (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed (I). Sebagai panduan menyusun RACI Matriks, terdapat beberapa tahapan yang dapat dilakukan yaitu

  1. Identifikasi pihak yang berkepentingan dengan Sistem Manajemen Risiko
    Sebelum menyusun RACI Matriks, perlu ditentukan siapa saja pihak yang berkepentingan terkait dengan Sistem Manajemen Risiko. Contohnya seperti :

    • Dewan Komisaris
    • Direksi
    • Manager Departemen / Kepala Divisi
    • Staff Departemen/ Risk Owner
    • Stakeholder Eksternal (Customer, Pemegang Saham, Pemerintah, Risk Consultant,dll)
  2. Identifikasi tahapan yang akan dilaksanakan di Sistem Manajemen Risiko
    Setelah menentukan pihak yang berkepentingan, maka perlu diidentifikasi tahapan apa saja yang akan dilakukan saat mengimplementasikan Sistem Manajemen Risiko. Contohnya seperti :

    • Penetapan Lingkup, Konteks, dan Kriteria
    • Identifikasi Risiko
    • Analisa Risiko
    • Evakuasi Risiko
    • Pengendalian Risiko
    • Pemantauan dan Kaji Ulang Risiko
    • Pencatatan dan Pelaporan Risiko

    Sebagai saran untuk peningkatan, semakin detail keterangan pada setiap tahapan di Sistem Manajemen Risiko, maka akan semakin jelas peran dari pihak berkepentingan yang menjalankan tahapan tersebut.

  3. Menyusun RACI Matriks
    RACI Matriks disusun berdasarkan peran dari pihak berkepentingan terhadap tahapan yang dilakukan dalam menjalankan Sistem Manajemen Risiko. Hal tersebut seperti yang telah disebutkan diatas yaitu terbagi menjadi :

    • Responsible (R), yaitu pihak yang bertugas melaksanakan tahapan tertentu dari serangkaian proses di Sistem Manajemen Risiko. Contohnya seperti Staff Departemen/Risk Owner.
    • Accountable (A), yaitu pihak yang bertanggung jawab terhadap hasil akhir dari suatu tahapan yang terkait dengan proses Sistem Manajemen Risiko serta pengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang terjadi. Contohnya seperti pimpinan di masing – masing Unit Kerja/ Departemen/Divisi (Manager Departemen/Kepala Divisi).
    • Consulted (C), yaitu pihak yang memiliki keahlian terkait Sistem Manajemen Risiko. Contohnya seperti Departemen Manajemen Risiko (ERM Departement), Risk Analyst, Risk Consultant.
    • Informed (I), yaitu pihak yang menerima informasi terkait hasil implementasi dari tahapan – tahapan Sistem Manajemen Risiko. Contohnya seperti Dewan Komisaris, Direksi Perusahaan, dan Stakeholder Eksternal.

    Salah satu contoh bentuk RACI Matriks dapat dilihat pada tabel di bawah berikut ini: Table 1.1: RACI Matriks

  4. Keterangan tambahan pada RACI MatriksApabila RACI Matriks telah disusun, maka dapat ditambahkan beberapa keterangan seperti :
    • Jenis informasi yang disampaikan sebagai bentuk output dari masing – masing tahapan di Sistem Manajemen Risiko. Contohnya seperti Laporan Identifikasi Risiko, Laporan Evaluasi Sistem Manajemen Risiko, dll
    • Metode penyampaian hasil tahapan di Sistem Manajemen Risiko. Contohnya seperti Monthly Meeting, Yearly Meeting, Management Review Meeting, Email, Surat,dll.
    • Frekuensi penyampaian hasil tahapan Sistem Manajemen Risiko. Contohnya seperti perBulan, perSemester, perTahun, setiap 3 bulan, dll.

Pada dasarnya RACI Matriks adalah salah satu metode yang bertujuan untuk lebih meningkatkan keefektifan Sistem Manajemen Risiko yang diimplementasikan oleh organisasi. Dimana, harapannya apabila sebuah organisasi atau perusahaan telah menyusun RACI Matriks yang baik maka :

  • Tidak terdapat tumpang tindih tugas dan tanggung jawab dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Risiko
  • Pengambilan keputusan dan penyelesaian masalah menjadi lebih singkat
  • Distribusi informasi internal dan eksternal menjadi lebih jelas
  • Transparansi terhadap informasi dalam menjalankan Sistem Manajemen 

Hilman Badhi Adikara
Non-IT GRC Consultant
Robere & Associates (Indonesia)