Knowledge

Pernahkah Anda membeli gorengan dan terkejut ketika mendapati bungkusnya menggunakan dokumen penting seperti ijazah, kartu keluarga, atau bahkan dokumen penting lainnya? Situasi seperti ini mungkin dapat membuat Anda tersenyum, sekaligus mengingatkan kita tentang betapa pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Tanpa pengelolaan yang baik, dokumen berharga yang Anda kelola dapat berakhir pada tempat yang tak terduga.

Pengelolaan arsip yang efektif merupakan komponen penting dalam mendukung keberlangsungan suatu organisasi dalam menjalankan proses bisnis. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai bukti kegiatan bisnis, tetapi juga sebagai aset informasi strategis yang dapat mendukung efisiensi, akuntabilitas, dan keberlanjutan bisnis apabila dikelola dengan baik.

Untuk memastikan pengelolaan arsip yang optimal, organisasi dapat merujuk pada standar internasional seperti ISO 30301:2019 dan ISO 15489:2016, yang memberikan pedoman serta kerangka kerja untuk manajemen arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Apa itu ISO 30301:2019?

ISO 30301:2019 adalah standar internasional tentang Sistem Manajemen Arsip (Management System for Records). Standar ini berisi persyaratan yang dapat membantu organisasi dalam merancang, mengimplementasikan, mengelola sistem manajemen arsip secara efektif dan efisien.

Langkah-Langkah Implementasi ISO 30301:2019

Dalam implementasi ISO 30301, Organisasi perlu menyusun kebijakan dalam pengelolaan arsip, dimulai dari:

• Komitmen dari manajemen puncak yang dituangkan dalam kebijakan arsip;
• Penyediaan sumber daya yang diperlukan dalam penerapan sistem manajemen arsip, diantaranya namun tidak terbatas pada manusia, infrastruktur, keuangan, dan sumber daya lainnya tersedia;
• Penetapan kebijakan pengelolaan arsip;
• Penyediaan sistem arsip untuk mendukung pengelolaan arsip; serta
• Evaluasi atas kinerja sistem manajemen arsip untuk memastikan sistem manajemen arsip dapat di implementasi kan secara efektif dan efisien.

Apa Itu ISO 15489:2016?

Berbeda dengan ISO 30301 yang merupakan standar dari Sistem Manajemen Arsip, ISO 15489:2016 adalah panduan dalam pengelolaan arsip di Organisasi yang mencakup proses penciptaan, penyimpanan, peminjaman/ penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan.

Aspek Penting dalam ISO 15489:2016

1. Penciptaan Arsip

Organisasi perlu memastikan bahwa arsip yang diciptakan memiliki karakteristik otentik, andal, memiliki integritas. Penciptaan arsip di setiap organisasi dapat mengacu pada ketentuan tata naskah dinas yang berlaku.

2. Pemberkasan Arsip

Organisasi perlu memastikan bahwa arsip yang telah diciptakan dikelompokkan sesuai dengan perihal arsip, diberi identifikasi arsip yang menggambarkan isi arsip, serta diberi klasifikasi arsip sesuai dengan isi arsip.

3.Penyimpanan Arsip

Organisasi perlu memastikan bahwa arsip disimpan pada sarana simpan dan ruang simpan arsip yang memadai, yang dapat memastikan arsip tetap dapat dibaca selama masa penyimpanan.

4. Disposisi Arsip

Disposisi Arsip harus dilaksanakan sesuai dengan ketentuan klasifikasi dan jadwal retensi arsip, serta dengan metode disposisi arsip yang sesuai.

Aspek Kunci dalam Implementasi Manajemen Arsip

Implementasi standar ISO 30301 dan ISO 15489 memerlukan perhatian khusus pada berbagai aspek untuk memastikan manajemen arsip yang efektif dan efisien. Kedua standar ini memberikan kerangka kerja yang komprehensif untuk pengelolaan arsip, baik dari segi sistem manajemen maupun praktik pada kegiatan operasional. Adapun beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam implementasi kedua standar ini adalah:

1. Kepemimpinan dan Komitmen

Manajemen puncak harus menunjukkan dukungan penuh dengan menetapkan kebijakan arsip, memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan, dan mempromosikan pentingnya manajemen arsip.

2. Kebijakan dan Sasaran

Organisasi harus menentukan kebijakan arsip yang jelas dan sasaran yang terukur untuk memastikan semua kegiatan arsip selaras dengan tujuan bisnis dan kebutuhan operasional.

3. Penetapan Klasifikasi dan Jangka Retensi Arsip

Organisasi harus menetapkan klasifikasi dan jangka retensi arsip sebagai panduan organisasi dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip.

4. Pengelolaan Arsip

Arsip harus dikelola dari penciptaan hingga disposisi, termasuk pemberkasan dan pengklasifikasian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip.

5. Evaluasi Kinerja

Melakukan evaluasi secara berkala terhadap implementasi sistem manajemen arsip melalui audit internal dan tinjauan manajemen untuk memastikan efektivitas dan kesesuaian dengan standar.

Manfaat Penerapan ISO 30301 dan ISO 15489 bagi Organisasi

Penerapan standar ISO 30301 dan ISO 15489 dapat memberikan berbagai manfaat strategis bagi organisasi diantaranya mengurangi risiko kehilangan informasi penting yang dibutuhkan oleh organisasi dan memastikan arsip dikelola sesuai dengan peraturan dan persyaratan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.

Melalui penerapan standar internasional seperti ISO 30301:2019 dan ISO 15489:2016, organisasi dapat memastikan bahwa arsip dikelola secara sistematis dan terstruktur. Dengan mengadopsi praktik-praktik terbaik pada kedua standar ini, Organisasi tidak hanya melindungi aset informasinya, tetapi juga meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan daya saing dalam jangka panjang. Oleh karena itu, manajemen kearsipan yang baik harus menjadi bagian dari strategi organisasi untuk mencapai tujuan bisnis yang berkelanjutan.

Ditulis Oleh, Satrio Adhi Pradana – Lead Consultant GRC Robere & Associates (Indonesia), 2025

---

Bagi anda yang ingin berdiskusi lebih lanjut dan menggali informasi terkini tentang sistem manajemen arsip berdasarkan ISO 30301 & ISO 15489, Robere & Associates siap membantu. Hubungi kami sekarang!