Knowledge

Menjaga Keberlangsungan Bisnis

Situasi pandemi Coronavirus atau Covid-19 yang berlangsung sejak tahun 2020 telah memberikan dampak yang besar bagi berbagai sektor industri. Dalam situasi yang tidak memungkinkan untuk para pekerja menjalankan aktivitasnya secara normal, ada kemungkinan bisnis akan mengalami kegagalan dalam menjalankan fungsi bisnis utamanya. Seperti yang diketahui, banyak perusahaan yang terpaksa menghentikan sebagian atau seluruh proses operasionalnya dikarenakan kekurangan sumber daya atau akibat terganggunya rantai pasokan. Untuk tetap dapat menjaga kelangsungan dan memastikan kontinuitas dari fungsi bisnis utamanya, perusahaan perlu merencanakan langkah-langkah dalam upaya mengantisipasi dampak buruk dari wabah pandemi coronavirus. Hal ini dapat dilakukan dengan menyusun Business Continuity Plan. 

Business Continuity Plan (BCP) menurut ISO 22301 didefinisikan sebagai informasi terdokumentasi yang memandu organisasi untuk menanggapi gangguan dan melanjutkan, memulihkan serta mengembalikan proses operasionalnya sesuai dengan fungsi utamanya. Tujuan utama dari penyusunan Business Continuity Plan di tengah situasi pandemi ini adalah agar perusahaan dapat menjaga kelangsungan proses bisnis perusahaan tanpa membahayakan kesehatan dan keselamatan seluruh tenaga kerjanya. Berikut beberapa langkah penting dalam penyusunan Business Continuity Plan untuk pandemi:

  1.  
  1. Membentuk Tim Pandemi Di tengah kondisi yang mengkhawatirkan, menjadi sangat penting untuk terlebih dahulu mengetahui personil yang akan betanggung jawab dalam melakukan kontrol atas perusahaan. Manajemen disarankan untuk membentuk Tim Pandemi yang diketuai oleh Direktur dan beranggotakan para Manajer. Tugas utama dari Tim Pandemi adalah:
      • Mengidentifikasi aspek krusial perusahaan
      • Menyusun kebijakan darurat pandemi
      • Berkoordinasi dengan seluruh pemangku kepentingan
    Tim Pandemi harus mampu menunjukkan sikap optimis dan tenang dalam menghadapi situasi genting. Dengan senantiasa memberikan dukungan kepada seluruh pekerja, maka pekerja akan tetap dapat mempertahankan kinerjanya tanpa diiringi perasaan takut atau khawatir.

  2. Mengidentifikasi Aspek Kritikal Aspek kritikal perusahaan perlu diidentifikasi untuk menjaga kelangsungan bisnis perusahaan dan memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan, seperti diantaranya:
      • Departemen/fungsi utama berikut dengan key person yang aktivitasnya tidak dapat dihentikan, seperti fungsi customer service dan operasional pada Bank.
      • Infrastruktur atau aset penting perusahaan yang harus dijaga seperti server atau data center dan posisi keuangan perusahaan.
      • Kebutuhan perusahaan seperti Alat Pelindung Diri yang relevan bagi pekerjanya juga perlu dilakukan, seperti menyediakan masker atau sarung tangan untuk pekerjanya agar tetap dapat menjaga keselamatan dan kesehatan para pekerjanya.
    Dengan mempertimbangkan tingkat prioritas, serta risiko dan dampaknya apabila terjadi gangguan terhadap aspek-aspek tersebut, Tim Pandemi akan dapat menyusun rencana yang tepat untuk memastikan keamanan dan ketersediaan dari aspek-aspek tersebut serta menjaga fungsinya dengan baik dan sesuai.

  3. Menyusun Kebijakan Darurat Kebijakan darurat perlu ditetapkan, salah satunya adalah dengan membatasi atau menghentikan kontak antar karyawan maupun kontak dengan pihak eksternal. Beberapa hal yang dapat dilakukan:
      • Work from Home
      • Shift working dengan membagi jam kerja menjadi 2 shift atau dengan membagi jumlah pekerja per hari terutama untuk usaha dengan layanan penting.
      • Pembatasan kegiatan perjalanan seperti perjalanan dinas atau perjalanan pribadi lainnya.
    Penyusunan kebijakan darurat juga perlu mempertimbangkan ketentuan pemerintah setempat, seperti arahan terkait masa tanggap darurat.

  4. Menetapkan jalur komunikasi Sangat penting bagi seluruh pihak berkepentingan baik pihak internal maupun eksternal untuk mengetahui perubahan-perubahan yang terjadi pada perusahaan seperti perubahan sistem kerja. Komunikasi menjadi kunci utama untuk menjaga kelangsungan proses operasional perusahaan walau terjadi perubahan. Koordinasi dengan pihak-pihak lain yang memiliki peran penting dalam situasi pandemi seperti tenaga medis atau aparat setempat juga diperlukan apabila sewaktu-waktu terjadi peristiwa yang tidak diinginkan. Dalam proses perencanaan penyampaian informasi, perlu mempertimbangkan bentuk komunikasi yang efektif dan media komunikasi yang sesuai untuk memastikan informasi dapat tersampaikan dengan baik.

  5. Percobaan implementasi dan evaluasi Business Continuity Plan Setelah perencanaan dilakukan, percobaan implementasi wajib dilakukan untuk memastikan seluruh rencana yang disusun dapat mengatasi berbagai macam situasi dan kondisi yang sedang berlangsung atau dapat terjadi. Proses percobaan ini memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengidentifikasi kekurangan dari rencana yang telah disusun dan melakukan perbaikan atas rencana tersebut. Evaluasi kemudian dilakukan untuk memastikan seluruh perencanaan yang disusun telah efektif dalam mempertahankan kelangsungan fungsi bisnis perusahaan.

  6. Pemulihan fungsi bisnis Rencana pemulihan fungsi bisnis perlu disusun untuk memastikan perusahaan dapat kembali beroperasi secara normal segera setelah ketika pandemi ini berakhir. Salah satu langkah untuk dapat memastikan pemulihan fungsi bisnis adalah dengan menjaga hubungan dengan pelanggan, pemasok atau pihak terkait lainnya. Di samping itu, perusahaan juga perlu mengidentifikasi pemasok alternatif apabila pemasok utama tidak lagi mampu memenuhi kebutuhan perusahaan serta melakukan penjagaan dan pemulihan terhadap aset perusahaan termasuk data dan dokumen.

Walau besar harapan untuk wabah ini akan segera berakhir, bersiap untuk menghadapi hal terburuk sangatlah penting. Dengan adanya Business Continuity Plan, perusahaan akan mampu mempertahankan fungsi bisnisnya serta meminimalisir kerugian materiil maupun imateriil yang diakibatkan oleh wabah pandemi coronavirus.

Sudahkah perusahaan anda menyusun Business Continuity Plan?

Muhammad Arief Nurhidayat
Business Development Manager
Robere & Associates (Indonesia)