Knowledge

Sistem Penanganan Pelaporan Pelanggaran Berbasis ISO 37002

ISO 37002:2021

Ditulis Oleh, Satrio Adhi Pradana, Lead Consultant GRC – Robere & Associates (Indonesia)

Dunia bisnis saat ini mengalami perkembangan secara pesat, namun tidak dapat dipungkiri di tengah pesatnya perkembangan tersebut, pelanggaran seperti kecurangan dalam faktor keuangan, penyalahgunaan kebijakan perusahaan, serta tindakan ilegal lainnya juga mengalami perkembangan. Oleh karena itu, organisasi sangat direkomendasikan untuk memiliki sistem pengelolaan pelaporan dan penanganan yang sistematis sebagai paduan yang dapat membantu organisasi dalam mengelola pelanggaran yang disampaikan oleh pihak yang relevan di organisasi. Dalam hal ini, Standar internasional ISO 37002:2021 tentang Sistem Manajemen Pelaporan Pelanggaran dapat dimanfaatkan sebagai panduan dalam implementasi pengelolaan sistem penanganan pelaporan pelanggaran bagi organisasi.

Manfaat Implementasi ISO 37002:2021

ISO 37002:2021 merupakan panduan yang diterbitkan oleh International Organization for Standardization (ISO) yang bertujuan untuk memberikan panduan dalam mendesain, menerapkan, mengelola, dan meningkatkan secara berkesinambungan sistem manajemen pelaporan pelanggaran.

ISO 37002:2021 dapat dimanfaatkan sebagai panduan bagi organisasi dalam mencegah atau meminimalisir kerugian yang diakibatkan oleh perilaku yang menyimpang dengan mengidentifikasi, menangani, mengelola penyimpangan yang dilaporkan sedini mungkin.

Selain itu, implementasi ISO 37002:2021 dapat menunjukkan bahwa organisasi telah mendemonstrasikan praktik tata kelola yang baik dan berintegritas kepada pihak berkepentingan yang relevan.

Aspek Penting dari ISO 37002:2021

Salah satu aspek penting dari ISO 37002:2021 adalah memberikan panduan tentang bagaimana organisasi dapat menciptakan lingkungan yang mendukung pelaporan pelanggaran, termasuk memastikan bahwa para pelapor merasa aman dan dilindungi, serta mendorong budaya terbuka dan transparan di seluruh organisasi. Adapun langkah-langkah penting yang dicakup dalam ISO 37002:2021 meliputi beberapa hal sebagai berikut:

1. Proses Pelaporan

Organisasi disarankan untuk menciptakan mekanisme pengelolaan pelaporan pelanggaran dengan memperhatikan 2 aspek sebagai berikut:

  • Ketelusuran (Traceability)

Setiap laporan harus dilacak secara rinci mulai dari penerimaan hingga penyelesaian untuk menciptakan transparansi dan memastikan akuntabilitas dalam penanganan laporan.

Sebagai contoh, pemberian nomor pelaporan yang diberikan kepada pelapor agar pelapor dapat memantau seluruh proses penanganan laporan yang telah disampaikan.

  • Kerahasiaan

Organisasi perlu menerapkan langkah-langkah untuk melindungi identitas pelapor dan menjaga kerahasiaan informasi yang terkait dengan laporan. Aspek kerahasiaan ini akan membantu organisasi dalam menciptakan lingkungan dimana pekerja akan merasa aman untuk melaporkan pelanggaran.

Sebagai contoh, Organisasi dapat menyediakan opsi pelaporan pelanggaran secara anonim. Dalam hal anonimitas, terdapat 2 opsi sebagai berikut:

  • Anonimitas Total, dimana identitas pelapor sepenuhnya disembunyikan dan tidak terdapat informasi yang dapat menghubungkan antara laporan dengan pelapor nya.
  • Anonimitas Terbatas, dimana identitas pelapor hanya dapat diketahui oleh pihak yang berwenang dalam hal ini pengelola WBS dan/atau tim penyelidik yang ditugaskan untuk menindaklanjuti laporan.

2. Penilaian terhadap Pelaporan

Organisasi perlu memastikan bahwa proses penilaian, triase, dan manajemen laporan pengaduan perilaku yang menyimpang bebas dari keberpihakan dan/atau benturan kepentingan. Organisasi juga direkomendasikan dapat mengurutkan prioritas laporan penyimpangan berdasarkan pertimbangan risiko yang merugikan bagi organisasi dan/atau pihak relevan lainnya.

Sebagai contoh, untuk mempermudah penilaian, pengelola WBS dapat melakukan penilaian dengan dengan memastikan beberapa aspek sebagai berikut:

  • Verifikasi keabsahan laporan;
  • Melakukan evaluasi terhadap risiko sejauh mana pelanggaran terkait dampak merugikan perusahaan dari segi finansial, reputasi, hukum, dan operasional;
  • Melakukan pengkategorian atas laporan yang masuk berdasarkan tingkat urgensinya;
  • Apabila diperlukan, organisasi dapat melakukan konsultasi terkait hukum dan peraturan yang berlaku untuk memastikan tindakan yang akan diambil sudah sesuai ketentuan yang berlaku dengan pihak yang dianggap berkompeten baik secara internal maupun eksternal.

3. Penanganan Pelanggaran

Organisasi perlu memastikan adanya mekanisme penyelidikan yang adil dan obyektif. Mekanisme penyelidikan sebaiknya dilakukan tanpa bias dan terlapor sebaiknya diberikan hak untuk merespon terhadap laporan terkait.

4. Perlindungan Pelapor, Terlapor, dan Investigator

Standar ini menekankan pentingnya melindungi Pelapor, Terlapor, dan Investigator dari segala bentuk pembalasan atau diskriminasi sebagai akibat dari pelaporan. Hal ini bertujuan untuk menciptakan lingkungan yang mendukung integritas dan keberanian dalam melaporkan pelanggaran.

5. Penyelesaian Kasus Pengaduan

Kasus pelaporan dapat dinyatakan selesai apabila tidak ada lagi tindakan yang dianggap perlu dalam merespon laporan, ketika pencarian fakta menentukan tidak ada lagi investigasi yang diperlukan, ketika laporan terkait dirujuk ke proses lain yang harus ditangani, atau akhir dari proses investigasi yang dapat membuktikan perilaku yang menyimpang benar terjadi atau tidak.

ISO 37002:2021 dapat menjadi fondasi untuk menciptakan organisasi yang berintegritas, di mana pelaporan pelanggaran dapat terjadi tanpa takut pembalasan, dan di mana setiap laporan ditangani secara adil dan transparan. Dengan demikian, implementasi ISO 37002:2021 bukan hanya tentang memenuhi standar, tetapi juga tentang membangun kepercayaan, melindungi pelapor, dan mengukuhkan reputasi organisasi sebagai entitas yang berkomitmen pada nilai-nilai etika dan keberlanjutan.

Consult with us