Knowledge

Ditulis Oleh, Hilman Badhi Adikara, Team Leader GRC – Robere & Associates (Indonesia)

Dalam menjalankan proses bisnisnya, Perusahaan perlu didukung oleh aset yang berkualitas dan dapat mendukung kinerja Perusahaan dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Oleh sebab itu, Perusahaan pasti akan mengelola aset yang dimiliki, baik dari proses perencanaan kebutuhan aset, inventarisasi aset, pengoperasian aset, pemeliharaan aset, penilaian aset hingga penghapusan aset atau yang biasa disebut dengan life cycle asset.

 

Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Aset

Melihat rangkaian proses yang panjang dalam pengelolaan aset tersebut, Perusahaan dapat menggunakan Sistem Manajemen Aset sebagai kerangka dasar untuk bisa memantau setiap proses pada pengelolaan aset. Disamping itu, banyak kegunaan dalam penerapan Sistem Manajemen Aset bagi Perusahaan, diantaranya:

1. Mendukung Perusahaan dalam pengambilan keputusan yang tepat, khususnya dalam menyusun rencana strategis manajemen aset;
2. Meningkatkan kinerja Perusahaan dengan alokasi aset yang efektif;
3. Meninjau nilai aset secara aktual termasuk dalam penyusutan nilai aset untuk menghindari penurunan kinerja Perusahaan;
4. Mempermudah perencanaan anggaran untuk mengelola aset;
5. Mengoptimalkan manajemen risiko terkait aset, khususnya dalam penentuan tingkat kritikalisasi aset.

Salah satu acuan yang dapat digunakan untuk menerapkan Sistem Manajemen Aset adalah standar ISO 55001. Pada standar ISO 55001 salah satu yang menarik adalah bagaimana Perusahaan dapat menetapkan prioritas kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh Perusahaan dalam pengelolaan aset. Penetapan prioritas kegiatan ini dapat dilakukan dengan penentuan tingkat kritikal aset atau biasa dikenal dengan Asset Criticality Ranking.

Apa Itu Asset Criticality Ranking?

Pengertian dari Asset Criticality Ranking sendiri adalah suatu metode yang digunakan untuk dapat mengidentifikasi aset yang dapat diprioritaskan untuk dilakukan pemeliharaan dan perlindungan. Pelaksanaan Asset Criticality Ranking dapat dilakukan oleh Perusahaan dengan mempertimbangkan beberapa hal, diantaranya:

1. Jenis aset yang dikelola, baik aset fisik maupun non fisik;
2. Penetapan kriteria konsekuensi (consequences) yang dapat terjadi pada aset;
3. Penetapan kriteria keandalan (reliability) dari tingkat kemungkinan terjadinya konsekuensi pada aset;
4. Penetapan kriteria deteksi (detectability) sebagai bentuk prediksi terhadap potensi kerusakan pada aset; dan
5. Penetapan matriks tingkat kritikal aset.

Perusahaan kemudian dapat melakukan penilaian dengan menetapkan nilai pada kriteria konsekuensi, keandalan, dan deteksi. Semakin tinggi hasil dari penilaian Asset Criticality Ranking makan akan mempengaruhi terhadap penanganan aset tersebut, khususnya  prioritas untuk dilakukan pemantauan yang lebih ketat, jadwal pemeliharaan yang relatif lebih singkat untuk memastikan kinerja aset tetap optimal.

Menetapkan Asset Criticality Ranking

Berikut salah satu contoh kriteria yang dapat digunakan untuk menganalisa setiap aset yang selanjutnya akan ditentukan tingkat kritikalnya:

Kriteria	Level
	1	2	3	4
Dampak Kegagalan Operasional (A)	Tidak berdampak terhadap proses operasional secara langsung	Berdampak terhadap proses operasional pada area Departemen	Berdampak terhadap proses operasional pada area Divisi/Satuan Kerja	Berdampak terhadap proses operasional Perusahaan
Utilisasi (B)	Aset digunakan sebanyak <50% dalam waktu 1 tahun	Aset digunakan sebanyak 50% dalam waktu 1 tahun	Aset digunakan sebanyak 75% dalam waktu 1 tahun	Aset digunakan secara terus menerus
Downtime/ Repair Time (C)	Lebih dari 60 menit	31 - 60 menit	16 - 30 menit	0 - 15 menit
Kemungkinan Kegagalan Operasional (D)	Jarang terjadi (0 - 1 kali dalam 1 tahun)	Mungkin Terjadi (2 - 3 kali dalam 1 tahun)	Sering Terjadi (4 -6 kali dalam 1 tahun)	Sangat Sering Terjadi (>7 kali dalam 1 tahun)

Setelah dilakukan analisa aset terhadap setiap kriteria, maka perlu dilakukan penjumlahan atas setiap kriteria (A+B+C+D). Hasil penjumlahan yang didapatkan kemudian perlu disesuaikan dengan tingkat kritikal dibawah ini.

Tingkat Kritikal	Nilai	Tindakan
Low	1 – 8	1.	Preventive Maintenance dilakukan minimal 1 tahun sekali
		2.	Monitoring aset dilakukan secara bulanan
		3.	Tidak harus disediakan proses bypass/back up apabila terjadi kegagalan
		4.	Tidak harus disediakan alert system
Medium	9 – 11	1.	Preventive Maintenance dilakukan minimal 6 bulan sekali
		2.	Monitoring aset dilakukan secara mingguan
		3.	Harus tersedia proses bypass/back up apabila terjadi kegagalan operasional
		4.	Harus tersedia alert system
High	12 – 16	1.	Preventive Maintenance dilakukan minimal 4 bulan sekali
		2.	Monitoring aset dilakukan secara harian
		3.	Harus tersedia proses by pass/back up apabila terjadi kegagalan operasional
		4.	Harus tersedia alert system

Contoh:

Perusahaan memiliki aset dalam bentuk server dan kendaraan operasional yang selanjutnya Perusahaan akan menilai tingkat kritikalnya dalam bentuk tabel sebagai berikut:

Nama Aset	Server	Kendaraan Operasional
Dampak Kegagalan Operasional (A)	(4) Berdampak terhadap proses operasional Perusahaan	(1) Tidak berdampak terhadap proses operasional secara langsung
Utilisasi (B)	(4) Aset digunakan secara terus menerus	(1) Aset digunakan sebanyak <50% dalam waktu 1 tahun
Downtime/ Repair Time (C)	(4) 0 - 15 menit	(1) Lebih dari 60 menit
Kemungkinan Kegagalan Operasional (D)	(1) Jarang terjadi (0 - 1 kali dalam 1 tahun)	(2) Mungkin Terjadi (2 - 3 kali dalam 1 tahun)
Nilai Tingkat Kritikal	4 + 4 + 4 + 1 = 13	1 + 1 + 1 + 2 = 5
Tingkat Kritikal	High	Low

Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat tingkat kritikal dari server lebih tinggi dibandingkan dengan kendaraan operasional, sehingga perlu perlakukan yang lebih intens terhadap server dibandingkan dengan kendaraan operasional, baik dari segi perawatan yang jangka waktunya lebih pendek, monitoring yang dilakukan secara berkelanjutan, mempersiapkan mekanisme back up plan apabila server down, hingga menyediakan bentuk pemberitahuan apabila terdapat gangguan pada server.

Hasil penilaian Asset Criticality Ranking dapat bermanfaat bagi Perusahaan untuk mencegah kerusakan aset yang akan berdampak secara langsung terhadap proses bisnis Perusahaan. Selain itu, hasil penilaian Asset Criticality Ranking dapat juga digunakan oleh Perusahaan sebagai dasar dalam hal penetapan siklus aset.