Pengetahuan

Data pribadi adalah aset sekaligus tanggung jawab besar bagi organisasi. Setiap transaksi, formulir online, hingga percakapan internal bisa memuat personally identifiable information (PII). Tantangannya, risiko penyalahgunaan dan kebocoran data semakin besar.

ISO/IEC 27701:2025 menghadirkan kerangka kerja Privacy Information Management System (PIMS) yang membantu organisasi mengelola data pribadi dengan aman, transparan, dan sesuai regulasi. Namun, ada satu hal penting yang sering dilupakan, suksesnya PIMS tidak hanya ditentukan oleh dokumen dan teknologi, tetapi oleh manusia yang menjalankannya.

Karyawan, dari manajemen puncak hingga staf operasional, adalah aktor utama yang membuat PIMS benar-benar hidup dalam organisasi.

Apa Itu ISO/IEC 27701:2025 PIMS?

Sebelum masuk ke peran manusia, mari kita pahami dulu PIMS.

• Privacy Information Management System (PIMS) adalah sistem manajemen berbasis ISO/IEC 27701:2025 untuk mengelola data pribadi.
• Standar ini membantu organisasi melindungi PII melalui kebijakan, prosedur, dan kontrol yang terdokumentasi.
• Berbeda dari versi sebelumnya, ISO/IEC 27701:2025 bersifat stand-alone, sehingga organisasi bisa langsung menerapkannya tanpa harus memiliki ISO/IEC 27001:2022 lebih dulu.
• PIMS mencakup aspek teknis, regulasi, dan tata kelola, tetapi keberhasilan implementasinya bergantung pada orang-orang yang ada di dalam organisasi.

Mengapa Karyawan Adalah Kunci ISO/IEC 27701:2025 PIMS?

1. Manusia adalah titik rawan utama.

Mayoritas insiden kebocoran data disebabkan kelalaian manusia, seperti salah mengirim email atau menggunakan password lemah.

2. Setiap karyawan memegang akses.

Dari resepsionis hingga direktur, semua berpotensi mengakses data pribadi. Setiap tindakan mereka berpengaruh pada keamanan.

3. Budaya privasi lebih kuat dari aturan tertulis.

Dokumen prosedur bisa dibuat, tapi hanya budaya yang bisa membuat orang benar-benar disiplin menjaga privasi.

Peran Karyawan dalam Penerapan PIMS

Agar ISO/IEC 27701:2025 benar-benar efektif, setiap level karyawan memiliki peran:

1. Manajemen Puncak.

Peran Manajemen Puncak adalah menetapkan arah dan komitmen strategis, menyediakan sumber daya dan dukungan penuh, serta yang tak kalah penting adalah menjadi role model dalam kepatuhan privasi.

2. Manajer & Supervisor

Kemudian masuk ke level berikutnya yang memiliki peran sebagai penerjemah kebijakan menjadi prosedur sehari-hari, mengawasi pelaksanaan di tim mereka, hingga menyelesaikan hambatan ketika ada ketidakjelasan aturan.

3. Seluruh Karyawan

Peran wajib seluruh karyawan adalah dengan mengikuti prosedur dasar, seperti menjaga kerahasiaan password dan berhati-hati saat berbagi data. Kemudian melaporkan insiden atau potensi pelanggaran privasi. Serta mengikuti pelatihan privasi secara rutin.

Strategi Membangun Budaya Privasi di Organisasi

Agar karyawan benar-benar terlibat dalam PIMS, organisasi perlu menanamkan budaya privasi yang kuat. Berikut langkah-langkahnya:

1. Pendidikan dan Pelatihan

Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan harus rutin dilakukan agar karyawan terus sadar pentingnya menjaga data pribadi. Materi sebaiknya relevan dengan pekerjaan masing-masing divisi, misalnya HR fokus pada data karyawan dan marketing pada data pelanggan.

2. Komunikasi yang Efektif

Hal ini bisa dilakukan dengan bahasa sederhana seperti poster atau pesan singkat yang mudah dipahami. Organisasi juga perlu menyediakan kanal pelaporan insiden yang jelas agar karyawan berani melapor.

3. Integrasi ke dalam Proses Kerja

Integrasi membuat privasi bukan sekadar aturan tambahan, melainkan bagian alami dari aktivitas sehari-hari. Dengan begitu, karyawan melihatnya sebagai standar kerja, bukan beban.

4. Pemberdayaan Karyawan

Penting dilakukan agar mereka merasa memiliki peran nyata, misalnya melalui audit internal, pemberian masukan, atau menunjuk peran “privacy champion” di tiap divisi.

5. Pengakuan dan Apresiasi

Ucapan terima kasih, penghargaan kecil, atau pengakuan dari manajemen dapat membuat kepatuhan terasa membanggakan, bukan sekadar kewajiban.

Contoh Praktik Sederhana

Menjaga privasi bukan tentang langkah besar, tetapi tentang kebiasaan kecil yang dilakukan setiap hari oleh karyawan Anda. Misalnya:

• Mengunci laptop saat meninggalkan meja kerja.
• Tidak membagikan password dengan rekan kerja.
• Mengecek alamat email sebelum mengirim dokumen penting.
• Menyimpan dokumen fisik di laci yang terkunci.
• Melaporkan segera jika menemukan email phishing.

Jika kebiasaan kecil ini dilakukan konsisten, risiko besar bisa dicegah.

Tantangan dan Cara Mengatasinya

Membangun budaya privasi berbasis PIMS tidak mudah. Beberapa tantangan yang sering muncul:

• Resistensi karyawan.

Beberapa karyawan menganggap prosedur privasi hanya menambah beban. Solusinya dengan edukasi manfaat bagi mereka, bukan hanya untuk organisasi.

• Kurangnya pemahaman.

Tidak semua orang paham apa itu PII dan mengapa penting. Solusinya kita dapat menggunakan komunikasi yang sederhana dan praktis.

• Keterbatasan sumber daya.

Tidak semua organisasi punya tim privasi khusus. Solusinya adalah dengan memulai dari hal kecil, seperti pelatihan dasar, lalu bertahap ke arah sertifikasi.

 

ISO/IEC 27701:2025 PIMS memberikan kerangka kerja yang jelas bagi organisasi dalam melindungi data pribadi. Namun, dokumen dan teknologi hanyalah fondasi. Yang benar-benar membuat PIMS hidup adalah karyawan Anda.

Dengan membangun budaya privasi, melibatkan setiap orang, dan menjadikan kepatuhan sebagai kebiasaan, Anda tidak hanya melindungi data, Anda juga menjaga reputasi, kepercayaan publik, dan masa depan organisasi.

 

---

FAQ

1. Apakah teknologi saja cukup untuk melindungi privasi?
   Tidak. Teknologi hanyalah alat. Tanpa kesadaran manusia, celah kebocoran tetap terbuka.
2. Bagaimana cara membuat karyawan peduli pada privasi?
   Dengan pelatihan rutin, komunikasi sederhana, dan penghargaan atas kepatuhan.
3. Apakah semua karyawan harus dilibatkan dalam PIMS?
   Ya. Privasi adalah tanggung jawab bersama, dari staf hingga manajemen puncak.
4. Bagaimana jika karyawan menolak aturan baru?
   Edukasi mereka dengan dampak nyata pelanggaran data, baik pada organisasi maupun diri pribadi.
5. Apa manfaat jangka panjang budaya privasi?
   Meningkatkan kepercayaan pelanggan, mencegah insiden, dan memperkuat daya saing organisasi.