Pengetahuan

ISO 8000-1:2022 adalah standar internasional yang mengatur manajemen data kualitas (Data Quality Management) untuk memastikan data yang digunakan dalam sistem organisasi akurat, terpercaya, dan dapat diandalkan. Standar ini memberikan panduan terstruktur bagi organisasi dalam pengelolaan data, sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi data.

Prinsip Utama ISO 8000-1

ISO 8000-1:2022 menetapkan beberapa prinsip utama dalam pengelolaan data berkualitas, di antaranya:

1. Identifikasi dan dokumentasi data: Organisasi harus mampu mengidentifikasi data yang digunakan dalam proses operasional organisasi dan mendokumentasikan karakteristik dan atributnya.
2. Ketepatan data: Data harus akurat dan relevan untuk tujuan yang dimaksud.
3. Interoperabilitas data: Data harus dapat digunakan dan dipertukarkan dengan mudah antara sistem dan organisasi yang berbeda.
4. Keamanan data: Organisasi harus memastikan bahwa data dilindungi dari ancaman keamanan dan privasi yang mungkin.
5. Ketersediaan data: Data harus tersedia secara tepat waktu ketika dibutuhkan.
6. Keterukuran data: Data harus dapat diukur dan dinilai untuk memastikan kualitasnya.

Framework ISO 8000-1:2022

1. Role data (peran data) dalam ISO 8000-1:2022

ISO 8000-1:2022 membagi data ke dalam beberapa kategori utama, yaitu:

• Master Data

Master data adalah data inti yang mendefinisikan elemen bisnis penting dalam suatu organisasi. Berfungsi sebagai sumber kebenaran (single source of truth) untuk mendukung proses bisnis utama dan menjadi dasar bagi konsistensi serta interoperabilitas dalam organisasi. Contohnya adalah Data pelanggan, produk, pemasok, lokasi, dan karyawan. ISO 8000-1:2022 menekankan bahwa organisasi harus memiliki Master Data Management (MDM) yang baik sebelum implementasi lebih lanjut. Master data harus memenuhi kriteria kualitas seperti keakuratan, kelengkapan, dan konsistensi.

• Reference Data

Reference data adalah data standar yang memberikan konteks atau klasifikasi bagi data lainnya. Hal ini dapat mendukung interoperabilitas dan pertukaran data lintas sistem atau organisasi dan Membantu menyelaraskan terminologi serta klasifikasi data agar seragam. Contohnya adalah Kode pos, kode area telepon, mata uang, unit pengukuran, standar internasional. ISO 8000-1:2022 menekankan bahwa Reference data harus didokumentasikan dengan metadata yang jelas untuk memastikan penggunaan yang konsisten, serta mendorong penggunaan reference data berbasis standar terbuka untuk meningkatkan keandalan dalam integrasi data.

• Transactional Data

Transactional data adalah data yang dihasilkan dari aktivitas bisnis sehari-hari. Memberikan catatan aktivitas yang mendukung proses operasional dan digunakan untuk analisis dan pengambilan keputusan berbasis data. Contohnya adalah Faktur penjualan, pesanan pembelian, laporan transaksi keuangan. ISO 8000-1:2022 menekankan bahwa Kualitas transaksi data sangat bergantung pada kualitas master data dan reference data, ISO 8000-1:2022 memastikan bahwa data transaksi terstruktur dengan baik dan memiliki keterlacakan yang jelas.

• Metadata

Metadata adalah data tentang data, yang menjelaskan atribut, struktur, dan konteks data. Meningkatkan pemahaman dan interoperabilitas data dan Memastikan transparansi dalam pengelolaan data. Contohnya adalah nama elemen data, tipe data, format, hubungan antar data. ISO 8000-1:2022 menekankan bahwa Metadata adalah elemen kunci dalam standar ini untuk mendukung dokumentasi dan validasi kualitas data, ISO 8000-1:2022 mewajibkan penggunaan metadata yang terstandar sebagai dasar manajemen kualitas data.

• Derived Data

Data yang dihasilkan dari manipulasi atau penggabungan data lain. Memberikan nilai tambah melalui pengolahan data dan Mendukung pengambilan keputusan strategis. Seperti laporan analitik, prediksi berbasis data, KPI (Key Performance Indicator). ISO 8000-1:2022 menekankan bahwa Derived data harus didasarkan pada data yang berkualitas untuk menghasilkan output yang akurat dan dapat dipercaya.

• Historical Data

Data yang merepresentasikan informasi masa lalu. Mendukung analisis tren dan pelaporan historis dan Berguna untuk kepatuhan regulasi dan audit. Seperti riwayat transaksi, data penjualan tahunan, rekam medis pasien. ISO 8000-1:2022 menekankan bahwa Historical data harus disimpan dan dikelola dengan baik untuk memastikan aksesibilitas dan keaslian.

Role data dalam ISO 8000-1 mencakup berbagai jenis data yang bekerja bersama untuk memastikan integritas, konsistensi, dan interoperabilitas data dalam organisasi. Master data dan reference data menjadi inti yang mendukung transactional data, metadata, derived data, dan historical data. Implementasi ISO 8000-1 memerlukan pendekatan menyeluruh untuk memastikan setiap jenis data dikelola sesuai dengan prinsip kualitas data.

2. Data Arsitektur dalam ISO 8000-1:2022

Kerangka kerja yang mencakup bagaimana data diatur, disimpan, diakses, dan dikelola dalam suatu organisasi. Arsitektur ini dirancang untuk memastikan bahwa data yang digunakan memenuhi standar kualitas, dapat diakses, dan mendukung operasional serta pengambilan keputusan bisnis. Komponen Utama Data Arsitektur:

1. Struktur Data
   • Mengidentifikasi bagaimana data diatur, termasuk format, tipe data, dan relasi antar elemen data.
   • Contoh: Database yang dirancang dengan entitas seperti “Pelanggan,” “Produk,” dan “Transaksi.”
2. Pengelolaan Metadata
   • Metadata mendukung transparansi dan pemahaman tentang data dengan menjelaskan atribut dan hubungan antar elemen data.
3. Proses dan Aliran Data
   • Mendefinisikan bagaimana data bergerak di seluruh sistem, dari input hingga pemrosesan dan output.
4. Keamanan dan Akses Data
   • Mengatur hak akses dan kontrol untuk memastikan keamanan data, termasuk perlindungan terhadap pelanggaran atau penyalahgunaan.

Selain itu Data Dictionary juga merupakan bagian penting dari data arsitektur yang berfungsi sebagai dokumentasi resmi mengenai data dalam sistem. Data dictionary adalah kumpulan informasi terstruktur yang mencatat:

• Definisi setiap elemen data.
• Struktur data (tipe data, panjang, format).
• Atribut data (hubungan dengan elemen lain, nilai default, dan sebagainya).

Data dictionary biasanya mencakup informasi berikut:

• Nama Elemen Data: Nama unik untuk setiap elemen.
• Deskripsi: Penjelasan tentang tujuan elemen data.
• Tipe Data: Seperti string, integer, atau date.
• Format: Spesifikasi tentang cara data disajikan (misalnya, “YYYY-MM-DD” untuk tanggal).
• Nilai yang Diperbolehkan: Jika ada, seperti daftar kode atau batasan numerik.
• Hubungan Antar Data: Menjelaskan relasi dengan elemen data lainnya.

Relevansi Data Arsitektur dan Data Dictionary dengan ISO 8000-1

• ISO 8000-1 menekankan pentingnya dokumentasi yang baik, termasuk data dictionary, sebagai bagian dari pengelolaan data berkualitas.
• Data dictionary membantu organisasi mencapai transparansi, konsistensi, dan keterlacakan dalam penggunaan data.
• Elemen-elemen dalam data dictionary mendukung proses validasi data, interoperabilitas, dan pengambilan keputusan berbasis data yang lebih baik.

Data arsitektur yang baik, dengan dukungan data dictionary, memungkinkan organisasi memastikan bahwa data dapat diandalkan, sesuai standar, dan mendukung tujuan bisnis.

3. Lingkup Implementasi ISO 8000-1

Lingkup implementasi dimulai dengan menentukan jenis data yang menjadi prioritas untuk dikelola. Hal ini mencakup identifikasi data yang kritis bagi keberhasilan operasional atau strategis organisasi. Contoh Lingkup Implementasi Berdasarkan Jenis Data:

Perusahaan Ritel:

Fokus pada data produk, termasuk katalog produk, harga, stok, dan pemasok, yang dimana tujuannya yaitu untuk Meningkatkan efisiensi manajemen inventaris dan pengalaman pelanggan.

Perusahaan Akuntansi:

Fokus pada catatan keuangan, seperti laporan transaksi, buku besar, dan data audit, yang dimana tujuannya yaitu untuk Memastikan kepatuhan terhadap regulasi keuangan dan meningkatkan keakuratan laporan.

Organisasi Pemerintah:

Fokus pada data penduduk (misalnya, data kependudukan dari Dukcapil) atau data pajak, yang dimana tujuannya yaitu untuk Meningkatkan pelayanan publik dan transparansi.

Dalam menentukan Lingkup implementasi ISO 8000-1 sangat fleksibel dan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi. Penentuan data yang dikelola menjadi langkah pertama yang penting untuk memastikan bahwa upaya pengelolaan kualitas data fokus pada elemen yang memberikan dampak terbesar bagi bisnis. Dengan pendekatan ini, organisasi dapat memaksimalkan manfaat dari penerapan standar ISO 8000-1.

4. Industri Pemilik Data

ISO 8000-1 dirancang agar fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik berbagai industri. Untuk itu, standar ini memiliki ekstensi yang mendukung pengelolaan data sesuai dengan karakteristik dan persyaratan industri tertentu. Berikut adalah penjelasan mengenai penerapan standar berdasarkan jenis industri:

1. Industri Manufaktur

Industri manufaktur membutuhkan pengelolaan data yang sangat presisi untuk memastikan rantai pasokan yang efisien dan akurat.

Ekstensi yang Digunakan: ISO 8000-115 (Smart Prefix) yang dimana secara fungsi
Membantu dalam identifikasi unik komponen, produk, atau barang dalam rantai pasokan.

Contoh Implementasi: Mengidentifikasi komponen seperti baut, mur, atau modul elektronik dengan kode unik yang dapat dikenali oleh semua pihak dalam rantai pasokan.

2. Industri Perbankan

Perbankan berfokus pada pengelolaan data transaksi, pelanggan, dan dokumen berbasis format digital, khususnya XML (Extensible Markup Language).

Ekstensi yang Digunakan: ISO 22745 yang dimana secara fungsi Mendukung pertukaran data berbasis XML yang efisien dan konsisten.

Contoh Implementasi: Data transaksi antar bank yang menggunakan format XML terstandar untuk memastikan kelancaran pertukaran informasi.

3. Industri Legal

Dalam konteks hukum, data sering kali digunakan untuk dokumentasi, kepatuhan regulasi, dan penyimpanan dokumen hukum.

Ekstensi yang Digunakan: ISO 8000-116 yang dimana secara fungsi
Menyediakan standar untuk pengelolaan data yang relevan dengan konteks hukum atau regulasi.

Contoh Implementasi: Pengelolaan dokumen kontrak atau perjanjian yang dilengkapi dengan metadata terstandar seperti tanggal pembuatan, pihak yang terlibat, dan nomor referensi.

Industri pemilik data memiliki kebutuhan yang berbeda, dan ISO 8000-1 memberikan fleksibilitas melalui ekstensi khusus, seperti ISO 8000-115 untuk manufaktur, ISO 22745 untuk perbankan, dan ISO 8000-116 untuk legal. Dengan penerapan ekstensi ini, organisasi dapat memastikan bahwa pengelolaan data mereka sesuai dengan kebutuhan spesifik industri, mendukung interoperabilitas, dan meningkatkan kualitas data secara keseluruhan.

5. Quality Identifier (QI)

Merupakan elemen kunci dalam ISO 8000-1 yang bertujuan untuk memberikan identifikasi yang unik, akurat, dan dapat diandalkan terhadap data, serta memastikan keterlacakan sumber atau pemilik data. Sebagai contoh :

a. Data Perbankan:

Key identifier seperti BRI123456789 dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa data tersebut milik Bank BRI.

b. Data Kependudukan:

Data NIK (Nomor Induk Kependudukan) dari Dukcapil dilengkapi dengan key identifier unik untuk setiap individu.

c. Data Kesehatan:

Data milik BPJS diberi identifier unik, misalnya BPJS-5678-2025, untuk membedakan dari penyedia layanan kesehatan lainnya.

Quality Identifier adalah elemen penting dalam pengelolaan data yang berkualitas. Dengan menyediakan identifikasi yang unik dan jelas untuk setiap elemen data, QI mendukung akuntabilitas, transparansi, dan efisiensi dalam pengelolaan dan pertukaran data. Penerapannya memungkinkan organisasi memastikan bahwa data yang mereka gunakan dapat dipercaya, bebas dari duplikasi, dan mudah diintegrasikan ke dalam sistem yang lebih luas.

Penerapan ISO 8000-1:2022 memberikan berbagai manfaat untuk organisasi, antara lain:

1. Meningkatkan Kualitas Data

• ISO 8000-1:2022 membantu organisasi dalam memastikan bahwa data yang digunakan dalam proses bisnis akurat, lengkap, konsisten, dan dapat diandalkan.
• Peningkatan kualitas data berkontribusi pada keputusan yang lebih tepat dan lebih cepat.

2. Efisiensi Operasional

• Data yang terkelola dengan baik, organisasi dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari, membersihkan, dan memperbaiki data yang tidak akurat.
• Selain itu juga membantu mengurangi duplikasi dan meningkatkan alur kerja yang lebih efisien.

3. Mengurangi Risiko Bisnis

• Data yang buruk dapat menyebabkan kesalahan operasional dan finansial. Dengan kualitas data yang lebih baik, organisasi dapat mengurangi potensi risiko terkait kesalahan data, misalnya dalam laporan keuangan atau peraturan.
• Penerapan ISO 8000-1:2022 membantu meminimalkan kesalahan dalam data yang dapat mempengaruhi keputusan bisnis.

4. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

• Pelanggan cenderung lebih mempercayai organisasi yang dapat menunjukkan komitmennya terhadap pengelolaan data yang berkualitas dan transparansi.
• Penerapan ISO 8000-1:2022 dapat menjadi bukti bahwa organisasi peduli dengan kualitas dan integritas data yang di kelola.

5. Mendukung Transformasi Digital

• Pengelolaan data yang baik adalah fondasi dari banyak inisiatif transformasi digital.
• ISO 8000-1:2022 memfasilitasi penggunaan teknologi baru, seperti big data dan analitik, dengan memastikan kualitas data yang dikelola.

Dengan penerapan standar ISO 8000-1:2022, organisasi dapat meningkatkan pengelolaan data secara keseluruhan, yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik, mengurangi biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Ditulis Oleh, Syifa Aulia Sari – Team Leader IT GRC Robere & Associates (Indonesia), 2025

---

Diskusikan dengan Kami!